יצירת מסמך

זה הרגע לשמו הגענו עד כאן :)

בואו נפיק ללקוח את המסמך המבוקש.

איך זה עוזר לי?

תוכלו ליצור ללקוח כל סוג מסמך המתאים לעסק שלכם. המסמך יישלח אוטומטית ללקוח במייל כאשר הוא חתום דיגיטלית (אלא אם תבחרו אחרת כמובן) ותוכלו לצפות במסמך בכל עת גם מתוך המערכת במסך "הצג מסמכים שיצרתי".

אז איך עושים את זה?

כניסה להפקת מסמך מתוך מסך הבית - במסך הבית בריבוע הכחול "מסמך חדש" בחרו את המסמך הרצוי ומייד תועברו לדף הפקת המסמך.

כניסה להפקת מסמך מכל עמוד במערכת - בשורת התפריט העליונה העבירו את העכבר על "צור מסמך" ובחרו את המסמך הרצוי לכם מתוך הרשימה שתיפתח. לאחר מכן תועברו לדף הפקת המסמך.

מה יקרה עכשיו?

בדף הפקת המסמך יופיעו הפרטים הבאים:

תאריך - בלחיצתה על המילה "היום" יוזן התאריך של היום (אם אתם מטיילים בעולם ומפיקים את המסמך מחו"ל, שימו לב כי התאריך והשעה מעודכנים לפי שעון ישראל). בלחיצה על השורה הלבנה תוכלו לבחור תאריך אחר.
שימו לב למגבלת התאריך! לצורך מניעת טעויות ותקלות המערכת לא תאפשר לכם להפיק מסמכים לתאריך קודם  מהיום בו הפקתם את המסמך האחרון מאותו סוג. זאת על מנת לשמור על הרצף הנדרש בתאריכים ובספרורים. במידה ומסיבה כלשהי (ואנו תמיד ממליצים להתייעץ עם רואה החשבון שלכם לפני ביצוע פעולה זו) אתם מעוניינים להפיק מסמך לתאריך קודם, תוכלו לפתוח את מגבלת התאריך בלחיצה על סמל המנעול.

תיאור - שדה התיאור הינו שדה רשות. תוכלו למלא בו מידע כללי על המסמך. במידה והפקתם מסמך ביטול או מסמך עבור מסמך אחר המידע יופיעו באופן אוטומטי בשדה זה. למשל: חשבונית מס עבור חשבונית עסקה מס'..." או "קבלת ביטול עבור קבלה מס'...".

אפשרויות נוספות - שפה, מטבע, משתמשים ועוד. - לקבלת אפשרויות נוספות יש ללחוץ על השורה הכחולה מתחת לתיאור "+הצג אנגלית, מט"ח, יצרה בשם משתמשים אחרים ושיוך תג". (במידה וכבר לחצתם, ייתכן והשדות הללו יישארו פתוחים גם במסמכים הבאים).

שפה - ניתן לבחור בעברית או באנגלית. למידע נוסף לחצו כאן.
מטבע - ניתן להפיק את המסמך במט"ח ע"פ בחירתכם. למידע נוסף לחצו כאן.
משתמש - המשתמש הראשי של החשבון יוכל לבחור אפשרות להפיק מסמך תחת שם משתמש אחר. אפשרות זו מתאימה במיוחד לבעל עסק שלו שני עסקים שונים והוא מעוניין למתג אותם באופן שונה ו/או להפיק דוחות שונים. למידע נוסף לחצו כאן.
תגית מסמך - סימון המסמך בתגית יסייע לכם במיון נוסף של המסמכים. תוכלו ללחוץ "לבחירה" על מנת לבחור את התג המתאים. ניתן לנהל את התגיות בתפריט "אפשרויות"--->  "ניהול תגיות מסמך".

פרטי לקוח - 

• שם הלקוח - ניתן להזין ידנית או לבחור מרשימת הלקוחות הקבועה. (לבחירה מתוך הרשימה ניתן ללחוץ על הכפתור הכחול "לרשימה" או להזין את תחילת השם בשורת שם הלקוח ולבחור מהרשימה הנפתחת.)
• אימייל לקוח - יש למלא שורה זו לצורך שליחת המסמך. במידה ואינכם מעוניינים בשליחת המסמך במייל ניתן לסמן את הריבוע "אל תשלח מייל בעת יצירת המסמך". תוכלו לשלוח את המסמך בכל עת דרך תפריט "פעולות נוספות" בתפריט "מסמכים".
• "+ הצגת פרטי לקוח נוספים" - ניתן להוסיף פרטים כגון כתובת, מספר ח.פ ועוד.
• "צור כרטיסיית לקוח במאגר הלקוחות" - במידה והזנתם פרטי לקוח חדש, תוכלו בלחיצה על כפתור זה לשמור את הלקוח כלקוח קבוע במאגר הלקוחות שלכם.
• ניתן לשלוח את המסמך לכמה כתובות מייל. לחצו על שורת ההרחבה "+ הצגת פרטי לקוח נוספים" ולחצו על "הוספת כתובת אימייל".

פריטים - 

• מק"ט - אינו שדה חובה. במידה ולא תמלאו אותו הוא לא יופיע במסמך.
• פירוט - כאן יש למלא במילים את פרטי השירות או המוצר עבורו מופק המסמך.
• כמות - המחיר יוכפל במספר הפריטים שציינתם.
• מחיר - יש למלא את המחיר ולסמן האם כולל מע"מ או לא בריבוע מעל לשורת הסכום.
• "+ הצגת אפשרויות מתקדמות" - בלחיצה על שורה זו ניתן יהיה לעדכן בשורת הפריט מספר נתונים נוספים: בשדה המחיר ניתן לבחור כולל מע"מ /לא כולל מע"מ/ ללא מע"מ (לפריטים שאינן מחויבים במע"מ).
• הערה - ניתן להוסיף הערה ייחודית לשורת פריט זה.
• הנחה לפריט - שורת הנחה בשקלים או באחוזים לפריט זה בלבד.
• עריכת פריט שהוסף למסמך - ניתן לערוך את הפריט, למחוק אותו או להוסיף אותו למאגר הפריטים בשורת הפריט מצד ימין תחת "פעולות".

לאחר מילוי כל הנתונים הרלוונטיים יש ללחוץ "הוסף למסמך" ולאחר מכן ניתן למלא שורת פריט חדשה.

• מע"מ -  אחוז המע"מ מופיע לפי ברירת המחדל של חשבונך. במידה ומדובר בעוסק פטור המפיק חשבונית עסקה אחוז המע"מ יהיה 0%. בכל מקרה אחר, אם לא שינית את הגדרות ברירת המחדל בתפריט "אפשרויות"---> "הגדרות מערכת" ברירת המחדל היא 17%. ניתן לערוך את אחוז המע"מ באופן ידני (למשל בעת שליחת חשבונית ללקוח בחו"ל).
• הנחה - ניתן להגדיר הנחה בשקלים או באחוזים. שימו לב כי ההנחה תופיע לפני מע"מ.
• קבע סה"כ - דרך נוספת לעגל סכום או לתת הנחה. ניתן לקבוע את הסכום שיהיה סך כל החשבונית וההנחה והמע"מ יחושבו אוטומטית. שימו לב כי ניתן לקבוע סה"כ רק לסכום הנמוך מסכום החשבונית (שכן לא ניתן לחייב ללא שורת פריט).
• עגל סכום - סימון ריבוע זה יעגל את האגורות כלפי מטה לשקל שלם.

תשלומים -

חלק זה יופיע רק בחשבונית מס קבלה או קבלה ובו עליכם לציין את פרטי התשלום שקיבלתם.

• בחירת אמצעי תשלום - תחת "הוספת תשלומים" תוכלו לבחור באמצעי התשלום הרצוי (בשורות הכחולות). לאחר סימונו הוא יודגש בכחול והשדות למילוי יתעדכנו לשדות הרלוונטיים לאמצעי תשלום זה. לאחר מילוי כל הפרטים יש ללחוץ "הוסף למסמך". שימו לב כי לאחר ההוספה למסמך תוכלו למלא פרטי תשלום נוסף במקרה של קבלת תשלום בכמה תשלומים או אמצעי תשלום שונים.
• הערה מצורפת - ניתן להוסיף שורת הערה לשורת כל תשלום.
• סליקת אשראי - אם ברצונכם לקבל תשלום באשראי יש ללחוץ על הכפתור הכתום "לסליקת כרטיס אשראי" ולעבור לדף הסליקה. לאחר מכן יתמלאו כל הפרטים הרלוונטיים במסמך. רישום פרטי האשראי רק בשורת הוספת התשלומים רק מדווחת על קבלת תשלום (במידה וקיבלתם תשלום אשראי בדרך אחרת) אך לא מבצעת כל פעולה.
• הוספת שורה נוספת - שימו לב כי לאחר ההוספה למסמך תוכלו למלא פרטי תשלום נוסף במקרה של קבלת תשלום בכמה תשלומים או אמצעי תשלום שונים. במקרה של המחאה פרטי הבנק יישארו מעודכנים ופרטי הצ'ק יעברו להיות מספר רץ אחד קדימה וחודש נוסף קדימה. זאת לצורך מילוי קל ונוח של תשלומים, אך כמובן שתוכלו לעדכן זאת במידת הצורך.
• מחיקת שורת תשלום - ניתן למחוק שורת תשלום לאחר שהתווספה למסמך על ידי לחיצה על סמל הפח ב"פעולות".
• ניכוי מס במקור - ניכוי מס במקור מהווה חלק מהתשלום שכן מדובר בתשלום שהלקוח משלם עבורכם למס הכנסה. את סכום הניכוי יש לרשום בשקלים (ולא באחוזים) והוא מהווה את האחוז המתאים מסך כל העסקה, כולל מע"מ. במידה ואין לכם ניכוי מס במקור השאירו שדה זה ריק.
• סיכום תשלומים- ריכוז כל פרטי התשלומים לפי אמצעי תשלום וסך הכל כללי.

הגדרות נוספות -

• הערות למסמך - ניתן להוסיף הערות למסמך זה. במידה והגדרתם הערות קבועות למסמכים הן יופיעו בריבוע זה. תוכלו למחוק או לשנות אותן.
• תוכן נוסף לשליחה במייל - תוכן שיירשם כאן יופיע בגוף המייל שנשלח ללקוח. במידה והגדרתם תוכן קבוע לשליחה במייל הוא יופיע בריבוע זה. תוכלו למחוק או לשנות אותו.
• צור מסמך להדפסה בלבד - המסמך יהיה מיועד להדפסה בלבד, הוא לא ייחתם דיגיטלית ולא ניתן יהיה לשלוח אותו במייל. מיועד ללקוחות שעובדים ללא אימייל, או ללקוחות שמסרבים לקבל מסמך במייל. ניתן להגדיר זאת כברירת מחדל בתפריט "הגדרות"---> "הגדרות יצירת מסמך".
• שלח עותק מסמך אלי - עותק נאמן למקור של המסמך יישלח למייל שלך. ניתן לשנות הגדרה זו כברירת מחדל בתפריט "הגדרות"--->"הגדרות יצירת מסמך".
• תצוגה מקדימה - אפשרות לראות את המסמך לפני הפקתו. ליציאה לחצו על האיקס הקטן שבראש התמונה מימין.
• צור מסמך - המסמך יופק, ייחתם דיגיטלית ויישלח ללקוח. תוכלו לצפות במסמך, לעקוב אחר הורדות ולבצע פעולות נוספות במסך "מסמכים".

מגניב, מה עוד אפשר? (או: אפשרויות מתקדמות)

כדי להקל עליכם ביצירת המסמך, הקדישו שתי דקות להגדיר את ברירות המחדל איתן אתם מפיקים את רוב המסמכים. תמיד תוכלו לשנות אותן בעת יצירת מסמך ספציפי.

שימו לב!

לא ניתן לשנות מסמך אחרי שהופק ונחתם דיגיטלית, אך ישנן מגוון פעולות שתוכלו לבצע מתוך כפתור "פעולות נוספות" שבשורת המסמך במסך הצגת המסמכים.