אמ׳לק
מסמכים חתומים דיגיטלית לא ניתן לשנות לאחר הפקתם, מתוקף החתימה הדיגיטלית. במידת הצורך ניתן לבטלם בקלות ולהפיק מסמך חדש.
איך זה עוזר לי?
מאחר ושינוי מסמך אינו אפשרי במסמכים חתומים דיגיטלית, ישנן מספר אפשרויות שנועדו להקל עליך לביטול המסמך וליצירת מסמך חדש בקלות.
אז איך עושים את זה?
קודם כל מבטלים את המסמך השגוי. לאחר מכן, יוצרים מסמך חדש בקלות.
ביטול המסמך - לביטול המסמך יש לגשת לתפריט 'הנהלת חשבונות'--->'מסמכים שיצרתי' ובשורת המסמך הרצוי ללחוץ על 'מסמך ביטול (X)'. לאחר מכן ניתן להפיק את מסמך הביטול (כל הפרטים כבר מוזנים במסמך שנפתח, מלבד התאריך.)
שימו לב כי יש שינויים קלים באופן ביטול המסמך לפי סוגי המסמכים השונים:
מסמכים לא חשבונאיים (הזמנות עבודה, הצעות מחיר, חשבוניות עסקה וכו'), אין צורך לבטלם על ידי מסמך חדש אלא מספיק לסמנם כמבוטלים במערכת לצורך נוחות העבודה. במקרה זה לא יופיע כפתור ביטוח מסמך אדום אלא יש ללחוץ על הכפתור הירוק של "סגור מסמך" ולבחור "סמן כמבוטל".
חשבונית מס קבלה מבוטלת בשני מסמכים : חשבונית מס וקבלה. מסמך הביטול הראשון הוא חשבונית זיכוי, לאחר מכן, המערכת תחזיר אתכם למסך "שלב 2-צור קבלה ביטול". לחצו על הכפתור בשביל להפיק את המסמך.
יצירת מסמך חדש - ליצירת מסמך חדש ניתן להשתמש בכפתור "שכפל" שבשורת המסמך המבוטל כך שכל הנתונים מהמסמך המבוטל יועתקו למסמך חדש. ניתן כמובן לערוך את הפרטים הנדרשים ואז להפיק את המסמך.
מה יקרה עכשיו?
המסמך המבוטל יסומן כמבוטל במערכת, והמסמך החדש יופיע בדף הצגת המסמכים כרגיל.
מגניב, מה עוד אפשר? (או: אפשרויות מתקדמות)
ניתן לבטל מסמך באופן חלקי בלבד (למשל בעת זיכוי על קבלה עם מספר תשלומים דחויים או בזיכוי חשבונית על חלק מהפריטים).
לצורך כך יש לבצע את הפעולות הרגילות ובנוסף:
בחשבונית - יש להזין את התאריך ולעדכן את הסכום לזיכוי (ניתן לעשות זאת בכפתור 'ערוך פריט', בצידה הימני של שורת הפריט במסמך. לאחר עדכון הסכום, יש ללחוץ על כפתור 'עדכן'.
כעת, בכפתור 'תצוגה מקדימה', ניתן לוודא שחשבונית הזיכוי רשומה על הסכום שברצונך לזכות בלבד.
לסיום יש ללחוץ על 'צור מסמך'.
בקבלה - בחלון הקבלה שנפתח, יש להזין את התאריך ולעדכן את הסכום לזיכוי (עליך למחוק את שורת התשלום הקיימת, באמצעות ציור הפח בצידה הימני של שורת התשלום). כעת יש להזין שורת תשלום חדשה, המפרטת את סכום הזיכוי וכיצד הוא בוצע (יש לוודא שהסכום מוזן במינוס). לאחר עדכון הסכום, לחצו על כפתור 'הוסף למסמך'.
כעת, בכפתור 'תצוגה מקדימה', ניתן לוודא שהקבלה השלילית רשומה על הסכום שברצונך לזכות בלבד, וכתובה במינוס.
לסיום יש ללחוץ על 'צור מסמך'.
שימו לב!
בחשבונית זיכוי - המילה "זיכוי" מהווה את המינוס שבמסמך, כך שהסכום עצמו הינו חיובי.
בקבלה - הסכום עצמו הוא שלילי (במינוס).
בדף הצגת המסמכים שני סוגי המסמכים יופיעו במינוס ובצבע אדום על מנת שתוכלו לזהות אותם בקלות.
שאלות ותשובות
רגע, אז מה צריך לבטל ומה לא?
מסמכים המחייבים מול רשויות המס כגון חשבוניות מס וקבלות יש לבטל על ידי הפקת מסמך ביטול. חשבונית מס תבוטל באמצעות חשבונית זיכוי, קבלה באמצעות קבלה שלילית וחשבונית מס קבלה באמצעות שני המסמכים גם יחד.
מסמכים שאינם מחייבים מול רשויות המס כגון הצעת מחיר וחשבונית עסקה - אין צורך להפיק עבורם מסמך ביטול. די בסימון המסמך כמבוטל במערכת לצורך מעקב ובקרה פנימיים.
הערות
0 הערות
היכנס למערכת כדי להגיב.