טעינת דרישות תשלום מקובץ - המדריך המלא
מעלים קובץ אקסל בפורמט מוכן למערכת, ויוצרים עד 1,000 דרישות תשלום בבת אחת!
עם השירות החדש תהנו מ:
✓ יצירת דרישות תשלום ושליחתן בצורה מרוכזת
✓ איסוף נתוני לקוחות במהלך החודש והפקת דרישות תשלום מסכמות בסוף החודש
✓ הפקת מסמכים באופן אוטומטי לאחר ביצוע התשלום
איך עושים את זה?
- נכנסים ל "עסקאות" בתפריט צד > "ניהול דרישות תשלום". לוחצים על "פעולות נוספות" ומסמנים את "יבוא דרישות תשלום מקובץ"
2. מורידים את קובץ האקסל המשמש כתבנית ליצירת דרישות תשלום, וממלאים אותו בהתאם לפירוט השדות המופיעים בו.
שימו לב – יש להשתמש בקובץ המקורי כפי שהוא (ללא השורות לדוגמה). אין למחוק עמודות או לעצב את הקובץ!
3. מעלים את הקובץ המלא למערכת.
כעת המערכת תטען את הקובץ (התהליך עשוי לקחת מספר דקות במקרה של קובץ כבד) ותציג לכם את פרטיו.
אם ימצאו שגיאות בקובץ, המערכת תתריע על כך בעזרת הערות מהסוגים הבאים:
הערות אדומות - קובץ לא תקין, לא ניתן להמשיך את התהליך. יש לתקן את הקובץ ולהעלות אותו מחדש למערכת.
הערות צהובות - הצגת טעויות אפשריות כמו שם לקוח שחוזר כמה פעמים, תאריכים לא עדכניים וכו'. ניתן להמשיך את התהליך לאחר בדיקה שהפרטים נכונים.
כאשר כל הפרטים תקינים, מאשרים את הקובץ על ידי לחיצה על הכפתור "המידע תקין, מעבר לשלב הבא" ולאחר מכן מאשרים את יצירת דרישות התשלום על ידי לחיצה על כפתור "ייצור דרישות תשלום".
וזה הכל!
מה יקרה עכשיו?
דרישות התשלום אשר הופקו באמצעות הקובץ יופיעו במסך ניהול דרישות תשלום בליווי האייקון .
לידיעתכם, תהליך יצירת ושליחת דרישות התשלום ימשך מספר דקות. בסיום התהליך ישלח אליכם מייל עדכון.
לפני שממלאים את הקובץ – שימו לב!
- ניתן להעלות קובץ שמכיל עד 1,000 שורות.
- אין לעצב את הקובץ. יש להזין ערכים לפי ההנחיות בלבד, ללא שינוי העיצוב או שיטת קלט המספרים.
- על מנת שהלקוחות יקבלו את דרישת התשלום במייל חשוב להזין את כתובת המייל בקובץ עצמו, גם אם ללקוח כבר שמורה כתובת מייל במערכת.
- על מנת שהלקוחות יקבלו את דרישת התשלום בהודעת SMS, יש להזין את מספר הטלפון בקובץ עצמו, ולסמן "כן" בשדה "האם לשלוח ללקוח".
אז איך ממלאים את הקובץ?
בקלות! בשורות האקסל ממלאים את פרטי הלקוח, פרטי העסקה והאם לשלוח את דרישת התשלום ללקוח, זה הכל!
להלן הסבר על כלל השדות בקובץ:
| שם שדה | שם שדה באנגלית | תיאור | הערות |
| תיאור | Comment | תיאור לדרישת התשלום | אלפאנומרי - שדה חובה |
| שם הלקוח | customer_name | שם הלקוח לחיוב | שם מלא - שדה חובה |
| מספר עוסק / ח.פ | customer_crn | מספר עוסק / ח.פ לצורך הפקת מסמך חשבונאי | ספרות בלבד - שדה חובה |
| כתובת דוא"ל לקוח | customer_email | כתובת דוא"ל לשליחת דרישת התשלום במייל |
שדה רשות
|
| מספר טלפון | customer_phone | מספר טלפון לשליחת דרישת התשלום ב-SMS | מספרים בלבד - שדה חובה |
| כתובת הלקוח | customer_address | כתובת הלקוח לצורך הצגה ע"ג מסמך חשבונאי | שדה רשות |
| סכום | Sum | סכום לחיוב בדרישת התשלום | מספרים בלבד - שדה חובה |
| מטבע | currency_iso | מטבע לחיוב בדרישת התשלום | בחירה מתוך רשימה - שדה חובה |
| מספר תשלומים מקסימלי | max_payments | מספר תשלומים מקסימלי שיופיע בדרישת התשלום | בחירה מתוך רשימה - שדה חובה |
| עיגול אוטומטי בהפקת מסמך | auto_balance | עיגול הסכום לצורך הפקת מסמך חשבונאי | בחירה מתוך רשימה - שדה חובה |
| סוג מסמך | doc_type | סוג מסמך להפקה לאחר תשלום דרישת התשלום | בחירה מתוך רשימה - שדה חובה |
| מק"ט | catalog_number | מק"ט מוצר לצורך הפקת מסמך חשבונאי | שדה חובה |
| פרטים | Details | תיאור מוצר כפי שיופיע בדרישת התשלום ולצורך הפקת מסמך חשבונאי | שדה חובה |
| כמות | Amount | כמות פריטים | מספרים בלבד - שדה חובה |
| מחיר הפריט | Price | מחיר הפריט | מספרים בלבד - שדה חובה |
| מע"מ | vat_type | האם המחיר כולל מע"מ / לא כולל מע"מ / ללא מע"מ | בחירה מתוך רשימה - שדה חובה |
| שליחה ב SMS | send_sms | האם לשלוח את דרישת התשלום ב-SMS | בחירה מתוך רשימה - שדה חובה |
| שליחה במייל | send_email | האם לשלוח את דרישת התשלום בדוא"ל | בחירה מתוך רשימה - שדה חובה |
אם אחרי העלאת הקובץ המערכת ממשיכה "לטעון" ולא קורה כלום, יש לבדוק האם הקובץ מכיל יותר מ-1,000 (כולל שורות ריקות).
אם הקובץ מכיל יותר מ-1,000 שורות, יש למחוק את השורות המיותרות ולהעלות את הקובץ מחדש.
יש לכם שאלות נוספות?
אנחנו כאן בשבילכם לכל עזרה בנושא,
בטלפון 6488* שלוחה 4
ובמייל contact.ez@hyp.co.il
צוות איזיקאונט מבית Hyp
הערות
0 הערות
היכנס למערכת כדי להגיב.