אמ׳לק
ניתן לנהל מסמכים ברצף, כך שהעבודה שלכם תהיה קלה והנתונים יועברו אוטומטית ממסמך למסמך.
למשל - לאחר ששלחתם הצעת עבודה תוכלו בלחיצת כפתור אחת להעביר את הנתונים לחשבונית עסקה או מס וגם לסמן את ההצעה כסגורה, כך שתדעו שטיפלתם בה והתקדמתם הלאה.
איך זה עוזר לי?
כמעט אין עסקה שמתחילה ומסתיימת במסמך אחד. בשיטה של סגירת מסמך עם מסמך אחר תוכלו בקלות להעתיק נתונים ממסמך למסמך, לעקוב אחר רצף המסמכים ללקוח, לראות איזו חשבונית שולמה וכמה יתרה נותרה לתשלום ועוד.
אז איך עושים את זה?
בתפריט "הנהלת חשבונות"---> "מסמכים שיצרתי", בשורת המסמך הרלוונטי לחצו על הכפתור הירוק "סגור עם" ובחרו את סוג המסמך החדש. למשל חשבונית עסקה---> חשבונית מס, חשבונית מס ---> קבלה וכו'.
כל הנתונים הרלוונטיים יועתקו למסמך החדש. עליכם רק למלא תאריך ולהפיק את המסמך :-)
לאחר הפקת המסמך החדש, המסמך המקורי יסומן כסגור (למעט במקרים בהם נותרה יתרה לתשלום במסמכים - חשבונית עסקה, חשבונית מס או קבלה שלא הופקו עליה חשבוניות מס מלאות).
מה יקרה עכשיו?
לאחר הפקת המסמך החדש, המסמך המקורי יסומן כסגור (למעט במקרים בהם נותרה יתרה לתשלום במסמכים - חשבונית עסקה, חשבונית מס או קבלה שלא הופקו עליה חשבוניות מס מלאות).
מגניב, מה עוד אפשר? (או: אפשרויות מתקדמות)
סגירה לשיעורין (סגירה של המסמך בכמה חלקים)
שימו לב כי ישנן מסמכים הניתנים לסגירה חלקית. בסגירה חלקית המסמך ישאר פתוח על יתרת הסכום החסר עד לסגירתו המלאה. המסמכים הניתנים לסגירה חלקית: חשבונית עסקה, חשבונית מס וקבלה.
אז איך עושים את זה?
בתפריט "מסמכים"---> "הצג מסמכים שיצרתי", בשורת המסמך הרלוונטי לחצו על הכפתור הירוק "סגור עם" ובחרו את סוג המסמך החדש. לדוגמא- סגירת חשבונית מס באמצעות קבלה.
בחלון שנפתח, יש להזין את התאריך ולעדכן את הסכום לסכום החלקי שהתקבל.
לאחר יצירת המסמך, מסמך האב יופיע כפתוח על סכום היתרה בלבד, עד לקבלת התשלום הנוסף.
כאשר תקבלו את יתרת התשלום, תוכלו לגשת לשורת המסמך הפתוח על היתרה, וללחוץ פעם נוספת על כפתור "סגור עם" על מנת להפיק מסמך על סכום זה.
כעת, לאחר שהתקבל התשלום המלא, המסמך המקורי יסומן כסגור.
ניתן לסגור מספר מסמכים באמצעות מסמך אחד.
לדוגמא - סגירת מספר חשבוניות עסקה באמצעות חשבונית מס קבלה אחת, ע"י ביצוע הפעולות הבאות:
בתפריט 'הנהלת חשבונות'--->'מסמכים שיצרתי', בשורות החשבוניות שברצונך לסגור, יש לסמן את הריבועים הקטנים בצידן הימני.
לאחר שסומנו, יש ללחוץ על הכפתור הירוק המופיע מצד שמאל מעל השורות 'סגור מסמכים עם', ולבחור בחשבונית מס קבלה.
לאחר יצירת המסמך, כל החשבוניות שנבחרו יסומנו כסגורות.
שימו לב!
1. לא כל המסמכים נסגרים "לשיעורין". במידה ותסגרו מסמך שאינו מסמך לשיעורין, הוא יסומן כסגור גם אם סכום המסמך הסוגר אינו זה לסכום המסמך. המסמכים הנסגרים לשיעורין הינם" חשבונית עסקה, חשבונית מס, קבלה.
2. בסגירת מסמכים מרובים לא נשארת יתרה לאיזון גם אם המסמך הסוגר אינו זהה לסך המסמכים שסגרתם. במידת הצורך תוכלו לבצע פתיחה מחדש ועריכת סכום לאיזון לאחד המסמכים דרך כפתור "פעולות נוספות"
שאלות ותשובות
יש לי חשבונית זיכוי - איך אני סוגר אותה יחד עם חשבונית מס?
לא ניתן לסגור מסמכים מסוגים שונים יחד. לכן אנו ממליצים לסגור את חשבונית המס כרגיל ולעדכן את הסכום או הפריטים לסכום הכולל גם את הזיכוי. (ניתן להוסיף פריט במינוס ולציין לידו זיכוי עבור חשבונית X).
הערות
0 הערות
היכנס למערכת כדי להגיב.