יצירת מסמכים מקובץ אקסל

אמ׳לק

כמה כיף שהמערכת עובדת בשבילכם :)
העלו קובץ אקסל אחד וצרו עד 1,000 מסמכים בבת אחת!

רק מלאו את הקובץ לדוגמא והעלו למערכת, היא כבר תיקח את זה מכאן ותעדכן אתכם כשהכל מוכן.

איך זה עוזר לי?

• הפקת קבלות מרוכזות לתורמים  בהוראת  קבע בסוף השנה.
• איסוף נתוני לקוחות במהלך החודש ויצירת חשבוניות סופיות בקלות בסיום החודש.
• הפקת מסמכי ביטול לאתרי מסחר.
• ועוד ועוד...

אז איך עושים את זה?

1. בתפריט "הנהלת חשבונות"--> "צור מסמך" בחרו את האפשרות האחרונה: "צור מסמכים מקובץ".

2. הורידו את קובץ האקסל המשמש כתבנית ליצירת המסמכים ומלאו אותו בהתאם להוראות בהמשך.

שימו לב - השתמשו בקובץ המקורי כפי שהוא (רק מחקו את השורות לדוגמא). אל תמחקו עמודות או תעצבו את הקובץ.

3. בחרו את סוג המסמך ליצירה (האפשרויות הן: קבלה, חשבונית מס, חשבונית מס קבלה, חשבונית זיכוי ולעמותות גם - קבלה על תרומה), והעלו את הקובץ המלא.

4. המערכת תטען את הקובץ (זה עלול לקחת זמן מה אם הקובץ ארוך) ותציג לכם את פרטיו.
במידה ונמצאו שגיאות תוכלו לתקן את הקובץ ולהעלות אותו מחדש.

שימו לב כי ישנם שני סוגי הערות.
הערות אדומות - הקובץ לא תקין, לא תוכלו להתקדם הלאה.
הערות צהובות - הפניית תשומת הלב שלכם לטעויות אפשריות (שם לקוח שחוזר כמה פעמים, תאריכים לא עדכניים וכו'). ניתן להמשיך במידה והמידע אכן נכון.

5. כאשר המידע תקין אשרו את הפרטים והמשיכו לשלב הבא:

6. סמנו את ההגדרות המתאימות לכם - האם ברצונכם לשלוח ללקוחות את המסמכים (במידה והזנתם כתובת מייל) וכן האם לשלוח העתק המסמכים אליכם. בנוסף הגדירו את המע"מ הכולל במסמכים, ובחרו האם לשייך את המסמכים לכרטיסי הלקוחות הקיימים במערכת (לצורך כך יש להזין מספרי ת.ז / ח.פ!).

7. אשרו את יצירת המסמכים ו.. תנו לקסם לקרות!

8. תהליך הפקת המסמכים עלול לקחת מעט זמן. מייל יישלח אליכם בסיום התהליך. 

מה יקרה עכשיו?

המסמכים אשר הופקו באמצעות הקובץ יופיעו כרגיל במסך הצגת המסמכים בליווי הסימן  .

מגניב, מה עוד אפשר? (או: אפשרויות מתקדמות)

• הגדרת כרטיסי לקוחות- תוכלו לבחור ליצור כרטיסי לקוח חדשים ללקוחות אשר אינם שמורים עדיין במערכת, וכן לשייך את המסמכים לכרטיסי לקוחות קיימים. הזיהוי יתבצע לפי מספר העוסק של הלקוח. יש להזין מספר עוסק תקין.
• ניתן להפיק מסמכי ביטול - להפקת חשבוניות זיכוי יש לבחור בסוג הקובץ "חשבונית זיכוי", ולהפקת קבלת ביטול יש לבחור בסוג המסמך "קבלה" ולמלא את הסכומים ב(-). שימו לב כי כדי לבטל חשבונית מס קבלה יש להפיק את שני סוגי המסמכים.
• ביצירת מסמך מסוג קבלה, ניתן לבחור יצירת מסמך הכולל פריטים או קבלה על תשלום בלבד.

שימו לב!

• המערכת מאפשרת הצגת סוג מסמך אחד בכל קובץ. במידה ואתם מעוניינים ביצירת כמה סוגי מסמכים, יש להעלות קובץ נפרד לכל סוג מסמך.
• ניתן להעלות קובץ הכולל עד 1,000 שורות. 
• אין לעצב את הקובץ. יש להעלות ערכים בלבד לפי ההנחיות, ללא שינוי עיצוב או שיטת קלט במספרים.
• לצורך שליחת מייל ללקוחות - יש להזין כתובת מייל בקובץ עצמו, גם אם ללקוח ישנה כתובת מייל שמורה במערכת.

שאלות ותשובות

אז איך ממלאים את האקסל?

בשורות האקסל  ממלאים הן את פרטי המסמך והן את פירוט שורות הפריטים והתשלומים.
שורה אשר איננה כוללת שם לקוח - הינה שורה השייכת למסמך בשורות שלפניה.

על מנת להפיק מסמך עם כמה שורות, יש להשאיר את השדות הקשורים לפרטי המסמך ופרטי הלקוח  ריקים לחלוטין.

האקסל מחולק לקטגוריות שונות. ישנם שדות חובה בכל סוגי המסמך וישנם שדות שהינם חובה לפי סוג המסמך הנבחר. נעבור כעת על כולם:

שדות הרלוונטיים לכל סוג המסמכים:

תאריך - יש למלא את תאריך המסמך לפי הפורמט : dd/mm/yyyy. ניתן להשאיר את השדה ריק על מנת שתאריך המסמך יהיה תאריך יום ההפקה (היום).

תיאור - שדה רשות בו ניתן למלא תיאור שיופיע בראש המסמך (למשל - "מסמך ביטול עבור ..." או "חשבונית מרכז לחודש מאי"..)

שפה - (רשות) בחירת שפת המסמך עברית (he) או אנגלית (en). ללא הזנת נתון זה יופקו המסמכים בעברית כברירת מחדל.

מטבע - (רשות) בחירת מטבע ראשי למסמך. ברירת המחדל הינה שקל חדש. 

שער מטבע -(רשות)  בחירת שער המטבע הרצוי, במידה ותשאירו שדה זה ריק, יילקח באון אוטומטי השער האחרון במנק ישראל.

מזהה מסמך -(רשות)  שדה המאפשר הזנת מזהה ייחודי לכל מסמך על מנת למנוע כפילות מסמכים.

סה"כ למסמך - שדה חובה לכל סוגי המסמכים. מהו סה"כ התשלום או הפריטים במסמך. (במקרה של חשבונית מס קבלה נדרש סכום הפריטים וסכום התקבולים להיות זהה).

פרטי הלקוח: 

שם (חובה), מספר עוסק / ח.פ, מייל, טלפון וכתובת.  שימו לב כי ללא הזנת כתובת מייל לא יישלחו המסמכים ללקוח.

פריטים - שדות הרלוונטיים לחשבונית מס, חשבונית מס קבלה, חשבונית זיכוי וקבלה עם פריטים: 

במידה וממלאים שדות אלו יש למלא את כל השדות (מלבד מק"ט שהוא שדה רשות).

פרטי הפריט: מק"ט (במידה ויש), פרטים (טקסט המתאר את השירות או המוצר המדובר),  כמות מכל פריט ומחיר פריט.

מע"מ - יש לסמן האם המחיר כולל מע"מ (יש לרשום את המילה - "כולל"), לפני מע"מ ("לפני")  או שמדובר בפריט ללא מע"מ ("ללא") - יחושב עם מע"מ 0.

סכום כולל למסמך - שדה מסכם לסך כל הפריטים במסמך זה. במידה ותזינו סכום נמוך מסך כל הפריטים, המערכת תיחשב אוטומטית הנחה.

פרטי התשלום - שדות הרלוונטיים לחשבונית מס קבלה וקבלה בלבד

סוג תשלום - ניתן למלא את הנתונים הבאים: "אשראי", "העברה", "מזומן", "המחאה", "אפליקציית תשלום", "אחר".

תאריך התקבול -  יש למלא את תאריך התקבול לפי הפורמט : dd/mm/yyyy

מזהה תשלום -הוא שדה חובה במקרה של תקבול "אחר". מזהה התשלום שונה בהתאם לסוג התקבול.

 אשראי - יש להכניס את התבנית הבאה:  card name - 4 digits - deal type - num of payments
לדוגמה: mastercard-1234-1-3

כדי להזין deal type  יש לרשום 1 עבור עסקה רגילה,   2 - עסקת תשלומים  או 3 - קרדיט.

העברה- יש להכניס את התבנית הבאה: 12-123-123456

חשבון(123456)-סניף(123)-בנק(12)

המחאה- יש להכניס את התבנית הבאה:  666666-12-123-123456.  123456(חשבון)-123(סניף)-12(בנק)-666666(המחאה)

סכום - סכום התקבול הנוכחי.

הערה - הערה לשורת התשלום.

תקלות נפוצות

1. אחרי העלאת הקובץ המערכת ממשיכה "לטעון" ולא קורה כלום.

בדקו האם הקובץ מכיל אכן רק 1000 שורות לכל היותר. שימו לב שגם שורות ריקות נספרות לצורך כך. במידת הצורך מחקו את השורות המיותרות והעלו את הקובץ מחדש.