הפקת מסמכים-
הפקת מסמך חדש נעשית דרך "יצירת מסמך" במסך "הנהלת חשבונות".
סוגי המסמכים שניתן להפיק מהמערכת הם לפי סוג העסק שמוגדר בחשבון.
בדף הפקת המסמך יופיעו הפרטים הבאים:
פרטי מסמך-
תאריך (שדה חובה)- בלחיצה על המילה "היום" יוזן התאריך של היום (התאריך והשעה מעודכנים לפי שעון ישראל). בלחיצה על השורה תוכלו לבחור תאריך אחר.
שימו לב למגבלת התאריך! לצורך מניעת טעויות ותקלות המערכת לא תאפשר לכם להפיק מסמכים לתאריך קודם מהיום בו הפקתם את המסמך האחרון מאותו סוג. זאת על מנת לשמור על הרצף הנדרש בתאריכים ובספרורים. במידה ומסיבה כלשהי אתם מעוניינים להפיק מסמך לתאריך קודם, תוכלו לפתוח את מגבלת התאריך בלחיצה על סמל המנעול, אנחנו ממליצים להתייעץ עם רואה החשבון שלכם לפני ביצוע פעולה זו.
תיאור - תוכלו למלא בו מידע כללי על המסמך. במידה והפקתם מסמך ביטול או מסמך עבור מסמך אחר המידע יופיעו באופן אוטומטי בשדה זה (למשל: חשבונית מס עבור חשבונית עסקה מספר..." או "קבלת ביטול עבור קבלה מס'...")
שפה - ניתן להגדיר את שפת המסמך בעברית או באנגלית. כאשר בוחרים במסמך באנגלית - ברירת המחדל היא יצירת עותק באנגלית ושליחתו ללקוח כאשר המקור הוא בעברית. עם זאת, ניתן להגדיר שגם המקור יהיה באנגלית, על ידי סימון המשבצת 'צור מקור באנגלית ו/או מט"ח', המערכת תיצור בנוסף עותק בעברית לטובת הנהלת החשבונות בארץ. שימו לב כי יש להתייעץ עם רואה החשבון לפני סימון אפשרות זו כשכן ע"פ חוק יצירת מקור באנגלית מתאימה רק למי שקיבל לכך אישור מיוחד או לעסק אשר מקומו הוא בחו"ל ואינו מדווח לרשות המיסים. (ניתן להגדיר אפשרות זו כברירת מחדל, לחצו במערכת בצד ימין על "הגדרות" ואז בלשונית למעלה "הגדרות יצירת מסמך").
מסמך שנוצר בעברית- גם המקור וגם ההעתק הינו בעברית ולא ניתן להוריד העתק באנגלית.
מטבע ראשי - ניתן להפיק את המסמך במט"ח לבחירתכם. שער המטבע הינו על פי בנק ישראל לפי תאריך המסמך או השער היציג הקרוב ביותר.
כדי להפיק מסמך שבו יוצג גם שער המטבע השקלי ניתן לסמן את ההגדרה "הצג בחירת מטבעות מרובים" המופיעה מתחת לשדה "מטבע ראשי". במקרה כזה המטבע הראשי צריך להיות שקל, ואז בכל שורת פריט/תשלום צריך לבחור במט"ח, תוכלו לראות מיד לאחר מכן שבשורת הפריט/התשלום יופיעו הסכום במט"ח, שער ההמרה והסכום בשקלים. סך כל המסמך ייצא בשקלים.
מע"מ – בשדה זה ניתן לשנות את אחוז המע"מ, או להגדיר את המסמך ללא מע"מ ע"י הסרת הוי מהגדרת המע"מ. אחוז המע"מ מופיע לפי ברירת המחדל של חשבונך. במידה ומדובר בעוסק פטור אחוז המע"מ יהיה 0%. בכל מקרה אחר, אם לא שינית את הגדרות ברירת המחדל בתפריט "הגדרות">"הגדרות יצירת מסמך" ברירת המחדל היא 18%.
תגית מסמך - סימון המסמך בתגית יסייע לכם במיון נוסף של המסמכים. תוכלו ללחוץ על "הוסף תגית" על מנת לבחור את התג המתאים. ניתן לנהל את התגיות בתפריט "הגדרות"-"תגיות".
פרטי לקוח -
שם הלקוח (שדה חובה)- ניתן להזין ידנית או לבחור מרשימת הלקוחות הקבועה. (לבחירה מתוך הרשימה ניתן ללחוץ על הכפתור הכחול "לרשימה" או להזין את תחילת השם בשורת שם הלקוח ולבחור מהרשימה שנפתחת).
אימייל לקוח- יש למלא שורה זו לצורך שליחת המסמך ללקוח במייל אוטומטית לאחר יצירת המסמך. במידה ואינכם מעוניינים בשליחת המסמך במייל ניתן לסמן את הריבוע "אל תשלח מייל בעת יצירת המסמך" שנמצא בתחתית העמוד תחת הכותרת "אפשרויות שליחה". תוכלו לשלוח את המסמך בכל עת דרך מסך "מסמכים שיצרתי".
ניתן לשלוח את המסמך לכתובות מייל נוספות- לאחר מילוי שדה אימייל לקוח, תפתח עוד שורה "כתב את" ותוכלו לרשום עוד מייל שאליו ישלח המסמך.
מספר ת.ז/ח.פ- ניתן לרשום את מס' ת.ז/הח.פ של הלקוח כדי שיוצג במסמך. (במקרים בהם מדובר על מסמך שנדרש במספר הקצאה זהו שדה חובה).
כתובת וטלפון- ניתן להוסיף גם את כתובת הלקוח ומספר הטלפון שלו כדי שיוצג במסמך, במידה ואינכם רואים שדות אלו לחצו על "הצג שדות נוספים".
פריטים -
מק"ט (שדה רשות)- ניתן לרשום את מס' המק"ט של הפריט.
פירוט - כאן יש למלא את פרטי העסקה, השירות או המוצר שהלקוח רכש.
כמות - המחיר יוכפל במספר הפריטים שציינתם.
מחיר - יש למלא את המחיר ולסמן האם כולל מע"מ או לפני מע"מ (מתחת לשורת המחיר)
"הצג שדות נוספים"- בלחיצה על כפתור זה ניתן יהיה לעדכן בשורת הפריט שמחיר הפריט הוא ללא מע"מ, להוסיף הערה ספציפית לאותו פריט ולהוסיף הנחה לפריט זה בלבד.
לאחר מילוי כל הנתונים הרלוונטיים יש ללחוץ "הוסף למסמך" ולאחר מכן ניתן למלא שורת פריט חדשה.
לאחר הוספת כל פריט צריך ללחוץ על "הוסף למסמך".
עריכת פריט שהוסף למסמך - ניתן לערוך את הפריט/למחוק אותו בשורת הפריט מצד ימין תחת "פעולות" ע"י לחיצה על סימן העריכה/סימן הפח האדום.
הנחה - ניתן להגדיר הנחה בשקלים או באחוזים. שימו לב כי ההנחה תופיע לפני מע"מ.
קביעת סה"כ - דרך נוספת לעגל סכום או לתת הנחה. ניתן לקבוע את הסכום שיהיה סך כל החשבונית ואז ההנחה והמע"מ יחושבו אוטומטית. שימו לב כי קביעת הסה"כ לא יכולה להיות גבוהה יותר מסכום סה"כ הפריטים במסמך.
עגל סכום - סימון ריבוע זה יעגל את האגורות כלפי מטה לשקל שלם.
תשלומים - חלק זה יופיע רק בחשבונית מס קבלה או קבלה ובו עליכם לציין את פרטי התשלום שקיבלתם.
בחירת אמצעי תשלום – תחת הכותרת "תשלומים" תוכלו לבחור באמצעי התשלום הרצוי (מזומן/העברה בנקאית/ב.קבע בנקאית/אפליקציית תשלום/המחאה/כרטיס אשראי/אחר). לאחר סימונו הוא יודגש בכחול והשדות למילוי יתעדכנו לשדות הרלוונטיים לאמצעי תשלום זה. לאחר מילוי כל הפרטים יש ללחוץ "הוסף למסמך".
שימו לב כי לאחר ההוספה למסמך תוכלו למלא פרטי תשלום נוסף במקרה של קבלת תשלום בכמה תשלומים או אמצעי תשלום שונים. במקרה של המחאה פרטי הבנק יישארו מעודכנים ופרטי הצ'ק יעברו להיות מספר רץ אחד קדימה וחודש נוסף קדימה. זאת לצורך מילוי קל ונוח של תשלומים, אך כמובן שתוכלו לעדכן זאת במידת הצורך.
מחיקת שורת תשלום - ניתן למחוק שורת תשלום לאחר שהתווספה למסמך על ידי לחיצה על סמל הפח ב"פעולות", לא ניתן לערוך את שורת התשלום.
· ניכוי מס במקור - ניכוי מס במקור מהווה חלק מהתשלום שכן מדובר בתשלום שהלקוח משלם עבורכם למס הכנסה. את סכום הניכוי ניתן לרשום בשקלים/אחוזים והוא מהווה את האחוז המתאים מסך כל העסקה(כולל מע"מ), במידה ואין לכם ניכוי מס במקור השאירו שדה זה ריק.
סיכום תשלומים- ריכוז כל פרטי התשלומים לפי אמצעי תשלום וסך הכל כללי.
הערות -
הערות למסמך - ניתן להוסיף הערות למסמך זה. במידה והגדרתם הערות קבועות למסמכים הן יופיעו בריבוע זה. תוכלו למחוק או לשנות אותן.
תוכן נוסף לשליחה במייל - יופיע בגוף המייל שנשלח ללקוח. במידה והגדרתם תוכן קבוע לשליחה במייל הוא יופיע בריבוע זה. תוכלו למחוק או לשנות אותו.
אפשרויות שליחה-
שליחת מסמך בווטסאפ- ניתן לסמן זאת כדי לשלוח את המסמך בווצטאפ ללקוח, לאחר יצירת המסמך תועברו לאפליקציית ווטסאפ ותוכלו לבחור את הצ'אט עם הלקוח.
צור מסמך להדפסה בלבד - המסמך יהיה מיועד להדפסה בלבד, הוא לא ייחתם דיגיטלית ולא ניתן יהיה לשלוח אותו במייל. מיועד ללקוחות שעובדים ללא אימייל, או ללקוחות שמסרבים לקבל מסמך במייל (ניתן להגדיר זאת כברירת מחדל בתפריט "הגדרות"-" הגדרות יצירת מסמך").
שלח עותק מסמך אלי - עותק נאמן למקור של המסמך יישלח למייל שלך. (ניתן לשנות הגדרה זו כברירת מחדל בתפריט "הגדרות"-"הגדרות יצירת מסמך).
תצוגה מקדימה - אפשרות לראות את המסמך לפני הפקתו. ליציאה ממסך התצוגה לחצו על האיקס הקטן שבראש התמונה משמאל.
צור מסמך - המסמך יופק, ייחתם דיגיטלית ויישלח ללקוח. תוכלו לצפות במסמך, לעקוב אחר הורדות ולבצע פעולות נוספות במסך "מסמכים שיצרתי".
הערות
0 הערות
המאמר סגור להערות.